DATASKYDDSBESKRIVNING
I enlighet med Dataskyddslagen (1050/2018) och EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och dataskyddsdirektiv (2016/680)
Datum för uppgörandet: 7.5.2018 (ursprungligen som registerbeskrivning), senast uppdaterad 19.1.2023
1. Den registeransvarige
Esbo Segelförening r.f. (ESF, nedan också kallad föreningen) PB 150, 02321 Esbo
kansli@esbosegelforening.fi
2. Kontaktperson i ärenden angående registren
ESF:s kanslist
PB 150, 02321 Esbo kansli@esbosegelforening.fi
3. Registrens namn
Medlemsregister i Skjulet
Båtregister i Skjulet
Registret över webbplatsens användare
Listor i samband med tävlingar, kurser, läger, träningsgrupper och övriga evenemang
4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna
Ändamålet med föreningens register är att möjliggöra och dokumentera föreningens verksamhet, organisation och ekonomi samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.
Medlemsregistret i Skjulet (Suuli på finska) är ett register med kontaktuppgifter och faktureringsuppgifter över föreningens medlemmar. Medlemsregistret upprätthålls av föreningens administration. Föreningen använder eller kan använda uppgifterna i medlemsregistret för att skicka ut eller behandla medlemsavgiftsfakturor och fakturor för övriga tjänster och varor, årspublikation (årsinfo eller årsbok) över verksamheten, nyhetsbrev, uppvaktningar, möteskallelser och information om t.ex. tävlings- eller juniorverksamhet eller annan motsvarande verksamhet inom föreningen.
Medlemsregistret används eller kan användas i samband med nyckellistor och/eller låsmekanismer/-system, för att möjliggöra tillträde åt medlemmar till föreningens områden och/eller byggnader. Medlemsregistret används eller kan användas också av föreningens besiktare i samband med båtbesiktning och av olika arbets- eller projektgrupper i samband med föreningsverksamheten. Medlemsregistret används eller kan användas också för uppgörande och uppföljning av föreningens statistik, såsom t.ex. för att utreda åldersfördelning eller motsvarande inom föreningen.
I båtregistret i Skjulet finns uppgifter om i föreningen inskrivna båtar med uppgifter om båten, båtens innehavare och möjliga andra innehavare, anteckning om bryggplats och vinterförvaringsplats och anteckning om båtbesiktning. Båtregistret upprätthålls av föreningens administration. Båtregistret används eller kan användas som grund för fakturering och för uppföljning och koordinering av båtbesiktningen. Båtregistret används eller kan användas också för uppgörande och uppföljning av föreningens statistik, såsom t.ex. för att utreda fördelningen båttyper emellan eller motsvarande inom föreningen. Likaså kan Segling och Båtsport i Finland r.f. (SBF, nedan också kallad förbundet) använda båtuppgifter för sin statistik och för att utveckla verksamheten på förbundsnivå.
Medlems- och båtregistret används eller kan användas också av föreningens besiktningschef, hamnkapten, varvschef, vaktchef och träningschef för att utföra och koordinera verksamheten i föreningens hamnar och verksamhetsställen.
I syfte att kunna få tag på båtägare och minimera potentiella skador kan följande listor finnas tillgängliga i pappersform på föreningen:
- − En bryggplatslista på anslagstavla;
- − En karta över vinterplatserna på anslagstavla;
- − En karta över jollevinterplatserna på anslagstavla och/eller förvaringsplats; och
- − En vaktturslista i vakttursmappen i vaktrummet.
Motsvarande listor kan också publiceras i elektronisk form på den del av webbplatsen som är avsedd endast för inloggade medlemmar.
Registerprogrammet Skjulet tillhandahålls föreningen av förbundet. Skjulet används för fakturering av medlems-, båt-, bryggplats- och vinterplatsavgifter, och avgifter för eventuella andra varor som beställs eller tjänster som används av medlemmar eller kunder.
Registret över webbplatsens användare upprätthålls för att via föreningens webbplats kunna ge medlemmar tillgång (skyddat av användarnamn och lösenord) till sådant material och sådana tjänster som endast är avsedda för medlemmar. Registret över webbplatsens användare kan användas för utskick av föreningens nyhetsbrev. Enligt gällande dataskyddslagstiftning behöver föreningen inte medlemmarnas separata samtycke för att skicka ut nyhetsbrev och information om verksamheten.
Medlemmarna uppger med eget samtycke sina uppgifter till medlems- och båtregistret, varifrån de kan föras vidare till registret över webbplatsens användare. Förutom medlemmarnas eget samtycke är även föreningens rättsliga förpliktelser (enligt t.ex. Föreningslagen (1989/503) och Bokföringslagen (1997/1336)) och föreningens berättigade intressen rättsgrunder för behandlingen av personuppgifter i enlighet med den här Dataskyddsbeskrivningen.
Listor i samband med tävlingar, kurser, läger, träningsgrupper och övriga evenemang används av föreningen för att kunna organisera och genomföra tillfällena på ett säkert sätt, för att kunna nå dem som anmält sig och för att uppmuntra till gemensamt och aktivt deltagande i föreningens verksamhet. Deltagarna uppger med eget samtycke sina uppgifter till dessa anmälnings- och resultatlistor. Anmälningslistor och resultatlistor publiceras i huvudsak vid tävlingar, och de kan också publiceras vid kurser, läger, träningsgrupper och övriga evenemang. Vid kurser, läger och träningsgrupper kan deltagarens och/eller hens målsmans namn och kontaktuppgifter delas till de övriga deltagarna. Deltagarlistorna kan innehålla uppgifter om allergier eller andra personliga uppgifter nödvändiga för att säkerställa deltagarnas säkerhet, men dylika slag av personliga uppgifter är endast tillgängliga för föreningens administration och för dem som i praktiken genomför kursen, lägret, träningsgruppen eller evenemanget (såsom tränare eller hjälptränare).
5. Registrens datainnehåll
Skjulets medlemsregister innehåller medlemmarnas namn, postadress, telefonnummer, e- postadress, födelsedatum, kön, faktureringsuppgifter, förbundets medlemsnummer (=Suuli ID), eventuellt föreningens medlemsnummer, medlemskategori, medlemskapets begynnelsedatum, information om förtroendeuppdrag i föreningen och användarrättigheter i Skjulet, information om kompetenser (såsom t.ex. besiktare) och information om båtar och båtplatser.
Skjulets båtregister innehåller båtinnehavarens och eventuella övriga innehavares namn, uppgifter om båten, såsom båtens namn, segelnummer, registernummer och mått, och övriga tilläggsuppgifter om båten, såsom tillverkare, tillverkningsår, teknisk information om båten och dess utrustning och besiktningsklass, och uppgifter om besiktningar.
Medlemsregistret och båtregistret är kopplade till varandra, och Skjulet används också för fakturering.
Anslagstavlans bryggplatslista innehåller bryggplatsnummer, båtnamn, båttyp, båtens mått och ägarens namn och telefonnummer. Anslagstavlans karta över vinterplatserna innehåller båtnamn. Anslagstavlans och/eller förvaringsplatsens karta över jollevinterplatserna innehåller platsnummer, båttyp och ägarens namn, telefonnummer och e-postadress. Vakttursmappens lista över vaktturerna innehåller den vakttursansvariges namn, telefonnummer och e-postadress.
Registret över webbplatsens användare ingår i föreningens webbplatsplattform. Registret innehåller medlemmens namn, användarnamn och e-postadress, och kan också innehålla medlemmens postadress, telefonnummer och Suuli ID.
Listorna i samband med tävlingar, kurser, läger, träningsgrupper och övriga evenemang innehåller deltagarens/eller hens målsmans namn, adress, telefonnummer, e-postadress, förening, båtklass/-typ, FinRating-tal, segelnummer, lagnamn, båtnamn, eventuell placering och/eller eventuellt information om allergier mm. Då dylika listor publiceras på webbplatsen innehåller de i huvudregel deltagarens och/eller hens målsmans namn, förening och/eller anmälningsdatum. Då deltagarnas kontaktuppgifter vid kurser, läger eller träningsgrupper delas till de andra deltagarna kan de innehålla deltagarens och/eller hens målsmans namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
6. Regelmässiga uppgiftskällor
Medlemsuppgifterna, inklusive personuppgifter, och båtuppgifterna förs in i medlems- och båtregistret då medlemmen godkänns som medlem i ESF på egen ansökan. Rättigheter att föra in uppgifter i registren har föreningens kanslist och sekreterare. Medlemmen själv är primär uppgiftskälla till att införa, utföra eller ändra på uppgifter som finns i medlems- eller båtregistret. Också föreningens styrelse eller funktionärer kan införa, utföra eller ändra på uppgifter i medlems- eller båtregistret. Medlemmen kan själv, skyddat av användarnamn (=Suuli ID) och lösenord, uppdatera och korrigera sina personuppgifter i medlemsregistret och eventuella båtuppgifter i båtregistret.
Alla de medlemmar som uppgivit en e-postadress registreras automatiskt som användare på webbplatsen. Medlemmarna får då information till den e-postadress de uppgivit om hur de skall aktivera sitt användarkonto, så att de sedan själva kan logga in på webbplatsen och få tillgång till den delen av webbplatsen som endast är avsedd för inloggade medlemmar. Den automatiska registreringen görs av föreningens sekreterare, informationsansvarige, kanslist eller webmaster.
Deltagaren själv, eller deltagarens målsman, är primär uppgiftskälla till att införa, utföra eller ändra på uppgifter som finns i listor i samband med tävlingar, kurser, läger, träningsgrupper och övriga evenemang.
7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter
För förbundets fakturering och statistik.
För förbundets medlemsutskick (t.ex. tidningen Nautic), för uppföljning av förbundets förtjänsttecken, för uppföljning av utbildningsuppgifter och kompetenser.
I samband med ömsesidigt informationsutbyte mellan föreningen och Esbo Segelförenings Understödsförening r.f. (understödsföreningen) om medlemmar som finns i följande av föreningens medlemskategorier: hederskommodor, hedersmedlem, inkallad ständig medlem och ständig medlem. Från föreningen kan utlämnas följande uppgifter: namn, postadress, telefonnummer, e-postadress, medlemskategori och information om medlemmen avlidit eller annars utskrivits ur föreningen. Motsvarande uppgifter kan utlämnas till föreningen från understödsföreningen om understödsföreningens medlemmar. Syftet med informationsutbytet är att säkerställa att båda föreningar har korrekta kontaktuppgifter till sina respektive medlemmar.
Genom att ha tillgång till medlemsuppgifterna kan besiktarna bekräfta medlemskap i föreningen. Genom att ha tillgång till båtuppgifterna kan besiktarna utveckla och statistikföra besiktningsverksamheten.
I samband med utbyte av kontaktuppgifter deltagare emellan. Syftet är att uppmuntra deltagarna i kurser, läger och evenemang till gemensamt och aktivt deltagande i föreningens verksamhet.
8. Översändande av uppgifter utanför EU eller EES
Inga uppgifter från föreningens register sänds ut utanför EU eller EES.
9. Principerna för skyddet av registren
a. Manuellt material
En gång per år publiceras i föreningens årspublikation en medlemsförteckning, bestående av namn, medlemskategori och inskrivningsår, en båtägarförteckning, bestående av namn, båtnamn och båttyp och en båtförteckning på båtar inskrivna i ESF, bestående av båtnamn, segelnummer, registernummer, båttyp, båtklass och båtägare. I den årliga verksamhetsberättelsen ingår namnen på personerna i styrelsen och i de olika nämnderna, på revisorerna och på de olika funktionärerna inom föreningen, samt på nya inskrivna medlemmar och på avlidna medlemmar. Också medlemmars tävlingsresultat kan publiceras i årspublikationen och/eller verksamhetsberättelsen, liksom även av föreningen utdelade priser och utmärkelser. Årspublikationen skickas per post till föreningens medlemmar. En elektronisk version av årspublikationen och verksamhetsberättelsen finns tillgänglig på föreningens webbplats avsedd endast för inloggade medlemmar.
De olika instanserna och funktionärerna uppräknade i punkt 4 ovan kan för olika föreningsrelaterade syften printa ut papperslistor från de elektroniska registren. Var och en som hanterar medlems- och båtuppgifter ser för egen del till att ingen tredje part får otillbörligen tillgång till uppgifterna och att uppgifterna i pappersform förstörs efter att de inte längre behövs. Papperslistor av medlems- eller båtregistren görs inte utan särskild orsak.
b. ADB-material
Databasen för medlems- och båtregistret finns i det medlems- och båtregister Skjulet (Suuli på finska) som upprätthålls av förbundet. Förbundet svarar för sina egna systems datasäkerhet och tillgänglighet enligt sina egna datasäkerhetsprinciper och servicestandard.
Som föreningens webbplatsplattform, i vilken registret över webbplatsens användare ingår, används enbart sådan plattform som tillhandahålls av väletablerad och ansvarsfull tjänsteleverantör, som följer gällande dataskyddsprinciper.
Uppgifterna i registren är skyddade med användarrättigheter och lösenord. Registren är tillgängliga endast för handläggare med rättighet att behandla registren.
Medlemmen själv kan med användarnamn (=Suuli ID) och lösenord korrigera och uppdatera egna personuppgifter och eventuella båtuppgifter i Skjulet.
Medlems- och båtuppgifterna är inte sekretessbelagda uppgifter.
10.Lagringsperioden
Uppgifterna lagras så länge som medlemskapet fortgår och som skötseln av medlemsärendet det förutsätter, såsom fakturering och indrivning, och i enlighet med bokföringslagstiftningens lagringsperioder.
Listor i samband med tävlingar, kurser, läger, träningsgrupper och övriga evenemang bevaras så länge som uppbevaringen är motiverad och i enlighet med bokföringslagstiftningens lagringsperioder.
11.Den registrerades rätt till insyn
Medlemmen har rätt att granska vilka personuppgifter om medlemmen som finns i föreningens register. Medlemmen ska framföra sin begäran om inspektion skriftligen till kansli@segelforening.fi, och ange i begäran vilka uppgifter som medlemmen vill granska, om medlemmen vill granska alla sina uppgifter eller uppgifter enbart från vissa tidsperioder, i vilket format medlemmen vill ha uppgifterna, sitt namn och sina kontaktuppgifter .
12.Rättelse av uppgift
Medlemmen har rätt att begära att oprecisa eller felaktiga personuppgifter om medlemmen som finns i föreningens register rättas. Medlemmen ska framföra sin begäran om rättelse skriftligen till kansli@segelforening.fi eller via blanketten Ändring av kontaktuppgifter som hittas på föreningens webbplats avsedd endast för inloggade medlemmar. I rättelsebegäran ska medlemmen ange ordagrant den uppgift som ska rättas, ordagrant den ändring som medlemmen föreslagit, motiveringar till de ändringar som föreslagits, sitt namn och sina kontaktuppgifter.
13.Klagomål
Medlemmen har rätt att inge klagomål till Dataskyddsmyndigheten.
14.Skyldighet att tillhandahålla uppgifter
Föreningslagen förutsätter att föreningen upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar. Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att vara medlem i föreningen.